Son muchos los clientes que han acudido a nosotros para poder poner orden en las compras y almacenes en hoteles. Las principales razones han sido los ahorros en trabajo, tiempo y errores. Esto es lo que les proporciona poder contar con una herramienta totalmente integrada como la de Controliza.
Cómo evitar el desastre que existe en los departamentos de compras y almacenes de los hoteles
Por eso hemos decidido contar cuales son los principales problemas que se encontraban muchos de nuestros clientes en el área de compras y almacenes de hoteles. Y cómo hemos ayudado desde Controliza a solucionar estos problemas que encontramos en el día a día de todas las áreas de compras y aprovisionamientos.
Principales problemas que surgen en la organización de compras y almacenes
Pedidos a proveedores:
- En principio parece algo fácil, pero la gestión incrementa su dificultad a medida que el grupo hotelero o los restaurantes y servicios del mismo crecen. ¿Quién hace los pedidos? ¿Cómo los hace? ¿Los hace a los proveedores con el que el director de compras ha negociado precios y rappels? ¿Se tienen en cuenta las existencias? Estas son muchos de los problemas que aparecen en este proceso. Y a medida que el grupo crece o si tiene pensado crecer, necesita una herramienta que organice todo el proceso de pedidos antes de que se vuelva un caos incontrolable.
Albaranes y recepción de pedidos:
- En la recepción de los pedidos es donde más errores se cometen. La mayoría de las veces no coincide la persona que pide y la que recibe el pedido. Por lo tanto, la persona que ha recibido el pedido puede que no sea consciente de las cantidades, los productos o incluso los precios que previamente han sido negociados. Aquí es donde empiezan los problemas. Además, toda esta gestión se suele realizar con albaranes de papel que la mayoría de las veces convierten este proceso en una odisea.
Almacenes y distribución:
- Todo esto se complica aún más cuando se incluye la gestión de los almacenes y su dificultad sigue incrementando cuando se dispone de un almacén central que luego tiene que distribuir el producto a cada uno de los locales. Además, hay que tener en cuenta los procesos de recuentos, regularizaciones, entradas y salidas, etc. Si seguimos realizando estos procesos de una manera analógica puede que no consigamos tener un control total y evitar la inmensa cantidad de errores .
Robos, desviaciones y problemas de calidad
- Muchas veces, sobre todo cuando se manejan grandes cantidades, nos encontramos con que las cantidades o los productos en el almacén no cuadran con los que deberíamos tener. Esto puede afectar a la rentabilidad del negocio, a la calidad de los platos o a la gestión administrativa de los almacenes. Identificar el problema se hace imposible incluso aunque ya sea demasiado tarde para solucionarlo.
Las solución de Controliza a todos los problemas
Como ya hemos comentado en alguna ocasión, nuestra obsesión siempre ha sido proporcionar una herramienta totalmente integrada que simplifique la gestión del proceso de compras para que nuestros clientes ahorren en errores, tiempo y trabajo. Y por ende, la rentabilidad de su negocio se vea afectada de forma positiva.
Pedidos a proveedores:
Nuestra solución comienza con el pedido, que se confecciona con los proveedores, formatos y precios que ya ha negociado el director de compras. Todo está incluido en la herramienta para que el encargado de hacer el pedido solo tenga que seleccionar el proveedor y las cantidades de cada producto que necesita. Todas las personas con acceso a la herramienta tendrán los permisos para realizar únicamente las funciones que indique el administrador. Cuando el pedido se realiza el sistema le dispara al proveedor un PDF con el pedido totalmente detallado.
Albaranes y recepción de pedidos:
Al enviar el pedido, el sistema crea automáticamente un albarán en espera con lo que se ha pedido. Cuando lo recibes, únicamente hay que indicar si esta todo correcto y si no, realizar una recepción parcial, pendiente de los productos que faltan o dejarlo como está, actualizando cantidades y precios.
Almacenes y distribución:
Posteriormente, solo tienes que marcar el pedido como recibido y adjuntar la factura. Así, todos los productos se darán de alta en el almacén.
Como ya hemos dicho, este proceso dicho reduce errores, tiempo y trabajo, además de proporcionar un control total sobre todo el proceso y una trazabilidad única sobre los pedidos y movimientos, permitiendo hacer todas las gestiones del inventario de manera digital y casi automática.
Robos, desviaciones y problemas de calidad
Por último, como hemos comentado antes, muchas veces, al manejar grandes cantidades, nos encontramos con que los productos del almacén no cuadran con los que deberían ser. Por eso creamos la auditoria de compras. Una herramienta capaz de auditar todas las compras y consumos para identificar desviaciones que pueden afectar al negocio generando costes ocultos o bajando la calidad de las elaboraciones.
Conclusiones
Esto es solo una más de las soluciones que ofrece Controliza al sector HORECA y que cada vez es más consciente de la necesidad de digitalización de sus procesos. Algo imprescindible para que los negocios puedan sobrevivir y después seguir creciendo tras la crisis sufrida en los últimos años.
Si quieres saber más sobre nuestra herramienta de predicción de ventas para restaurantes visita nuestra web.
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Cómo estandarizar compras y reducir desviaciones entre hoteles
Uno de los problemas menos visibles, pero más costosos, aparece cuando cada hotel compra distinto, usa referencias no homologadas o trabaja con escandallos desactualizados. Esto dispara el food cost, complica la trazabilidad y hace muy difícil detectar mermas, compras fuera de contrato o desviaciones de precio antes de que impacten en la rentabilidad.
Con Controliza Compras puedes centralizar el catálogo homologado, limitar proveedores autorizados y asegurar que cada pedido siga las condiciones negociadas. Además, al combinar stock real con Predicción, puedes anticiparte a roturas y sobrestock, ajustando mejor el aprovisionamiento a la demanda real.
El resultado es una operativa más ordenada, menos errores en compras y una reducción clara de desviaciones entre locales. Así consigues más control sobre albaranes, mejor cumplimiento de compra y decisiones más rápidas basadas en datos, no en suposiciones.
Cómo estandarizar compras y almacenes en hoteles sin perder control operativo
Cuando un hotel crece, el problema ya no es solo comprar bien, sino conseguir que todos compren bajo las mismas reglas. En muchos casos, cada departamento, cocina o punto de consumo termina trabajando con referencias distintas, formatos diferentes o proveedores no homologados. A simple vista parece una cuestión operativa, pero en realidad impacta directamente en el food cost, en la trazabilidad y en la capacidad de negociación del grupo. Si no existe un catálogo unificado y actualizado, aparecen compras fuera de contrato, duplicidades de producto, escandallos desactualizados y una enorme dificultad para saber qué se está consumiendo de verdad. El resultado es claro: más mermas, más desviaciones y menos visibilidad para tomar decisiones a tiempo.
A esto se suma otro problema habitual en hoteles: la compra se hace sin conectar previsión de demanda, stock real y necesidades reales de producción. Entonces llegan las roturas de stock en momentos críticos o, justo al contrario, el sobrestock de productos perecederos que acaba convertido en merma. Comprar de más inmoviliza caja, ocupa espacio y deteriora producto; comprar de menos obliga a improvisar, encarece la operación y afecta al servicio. Por eso no basta con digitalizar pedidos: hace falta inteligencia operativa. Con Predicción y el módulo de compras de Controliza, el pedido deja de depender de la intuición o de rutinas heredadas y pasa a construirse sobre forecast, stock disponible y consumo real. Así puedes ajustar aprovisionamientos, reducir roturas y rebajar el exceso de inventario sin poner en riesgo la operativa diaria.
La diferencia real aparece cuando esa estandarización se traslada a la ejecución. Controliza centraliza el catálogo homologado, limita la compra a proveedores autorizados y permite que cada local pida dentro de un marco definido por la dirección de compras. Eso evita que cada unidad opere por libre y corrige problemas muy frecuentes en cadenas hoteleras: referencias mal codificadas, precios desalineados, formatos que no corresponden con los escandallos o compras que rompen las condiciones negociadas. Además, en la recepción, la validación de albaranes con Trazoon contrasta precio y cantidad frente a lo pedido, de modo que los errores se detectan en el momento en que ocurren y no semanas después, cuando ya han contaminado el cierre de compras, el inventario y la rentabilidad. Esto reduce trabajo administrativo, acelera la conciliación y mejora la fiabilidad del dato desde el origen.
Todo esto tiene una implicación práctica muy importante: por fin puedes medir cumplimiento y corregir desviaciones con criterio. En lugar de revisar incidencias aisladas, dispones de una visión por local, zona o proveedor para detectar quién compra fuera de catálogo, dónde se concentran más discrepancias en albaranes, qué productos sufren más volatilidad de precio o qué centros están generando más mermas por mala planificación. Esa visibilidad permite actuar antes de que el problema escale y convierte compras y almacenes en un área de control, no de reacción. En hoteles, donde conviven restauración, desayunos, eventos, room service y distintos almacenes, esta capacidad de coordinar compras, recepción, stock y consumo marca la diferencia entre una operación que sobrevive con esfuerzo y otra que protege margen de forma sostenida.
