Gestión de activos y CAPEX
Ninguna compra de activos sin aprobación ni control
Solicitudes, aprobaciones y verificación de activos sin emails ni hojas de cálculo.
¿Quién aprobó esa compra y por cuánto?
En grupos HORECA, las compras de activos — mobiliario, equipamiento de cocina, reformas — se gestionan por email, sin flujo de aprobaciones ni trazabilidad. Nadie sabe quién aprobó qué, por cuánto, ni si se recibió correctamente.
Compras de activos sin flujo de aprobaciones
Cada local solicita equipos por email, WhatsApp o llamada. No hay workflow formal: nadie sabe quién aprobó qué, cuándo ni por cuánto. Las sorpresas aparecen en el cierre trimestral cuando los números no cuadran.
Activos sin trazabilidad ni ficha digital
No sabes dónde está cada equipo, cuándo se compró, si tiene garantía vigente ni cuándo toca mantenimiento. Cuando un equipo falla, nadie encuentra la documentación y se compra otro sin verificar la garantía.
Recepción sin conformidad ni verificación
El equipo llega al local y se acepta sin más. Nadie verifica si es el modelo correcto, si llegó completo o si hay daños. Cuando aparece un problema, no hay evidencia fotográfica ni registro de quién recibió qué.
Cómo funciona el CAPEX
Flujo completo de gestión de activos: desde la solicitud de compra hasta la recepción verificada con fotos, pasando por aprobaciones multi-nivel y control presupuestario.
Aprobaciones Multi-nivel
El gerente de un local solicita un equipo desde la app. El sistema enruta la solicitud automáticamente según el importe, la categoría y el centro de coste. Cada nivel de aprobación recibe la solicitud, la revisa y la aprueba o rechaza con un clic. Sin emails, sin llamadas, sin Excel compartido.
- Workflow configurable — define quién aprueba qué según el importe (por ejemplo: hasta 500 EUR el director de zona, desde 500 EUR el director financiero) y la categoría del activo
- Visibilidad del estado — el solicitante ve en todo momento en qué paso está su solicitud: pendiente, aprobada, rechazada o en espera de un nivel superior
- Historial completo — cada aprobación o rechazo queda registrado con fecha, hora y responsable. Audit trail completo para gobernanza corporativa
Ficha Digital de Activos
Cada activo del grupo tiene su ficha digital: ubicación actual, fecha de compra, proveedor, coste, garantía, historial de mantenimiento y documentación adjunta. Desde un solo panel sabes dónde está cada equipo, en qué estado y cuándo caduca la garantía.
- Ubicación y asignación — sabes en qué local está cada equipo. Si se traslada, el cambio queda registrado automáticamente con fecha y motivo
- Garantía y mantenimiento — alertas automáticas cuando una garantía está a punto de caducar o cuando toca un mantenimiento programado. Sin depender de que alguien lo recuerde
- Documentación centralizada — facturas, manuales, contratos de mantenimiento y fotos del equipo en un solo lugar. Accesible para cualquier persona autorizada del grupo
Conformidad de Recepción
Cuando llega un equipo al local, el responsable abre la app, toma fotos del activo recibido, verifica que corresponde con lo solicitado y registra la conformidad. Si hay daños, falta algún componente o no es el modelo correcto, queda documentado con evidencia fotográfica antes de firmar la aceptación.
- Evidencia fotográfica — fotos del equipo en el momento de la recepción. Si hay un problema posterior, tienes documentación de cómo llegó
- Checklist de verificación — el equipo sigue una lista de comprobación configurable: modelo correcto, estado del embalaje, componentes completos, funcionamiento inicial
- Registro de incidencias — si la recepción no es conforme, se abre automáticamente una incidencia vinculada al pedido y al proveedor. Trazabilidad completa para reclamaciones
Control Presupuestario de Inversiones
Visibilidad en tiempo real del presupuesto de inversiones: cuánto se ha aprobado, cuánto se ha ejecutado, cuánto queda disponible. Por centro, por categoría y por período. Sin esperar al cierre para saber si te has pasado del presupuesto.
- Presupuesto por centro y categoría — asigna presupuesto de inversión por local, por tipo de activo o por período. El sistema controla automáticamente el consumo
- Alertas de desviación — si un centro se acerca al límite presupuestario, el sistema avisa antes de que se supere. Sin sorpresas en el cierre trimestral
- Reporting ejecutivo — informes de ejecución presupuestaria por centro, categoría y período. Datos listos para el comité de dirección sin preparar presentaciones manualmente
Impacto Medible en Control de Inversiones
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El CAPEX no es un módulo aislado. Se integra con las compras operativas y la gestión del grupo para dar visibilidad completa del gasto.
Solicitud y aprobación
El local solicita un activo desde la app. El workflow lo enruta automáticamente al aprobador correcto según importe y categoría. Sin emails, sin llamadas, sin perder el rastro de quién pidió qué.
Compra y recepción
La compra aprobada se ejecuta dentro del mismo sistema que gestiona las compras operativas. Cuando el equipo llega, se verifica con fotos y checklist antes de aceptar la conformidad.
Ciclo de vida del activo
El activo queda registrado con su ficha digital: ubicación, garantía, mantenimientos programados y documentación. El dato de inversión se exporta al ERP para contabilidad y consolidación financiera.
CAPEX Adaptado a Cada Sector
El mismo sistema de gestión de activos, adaptado al contexto operativo de tu sector.
Restauración
Equipamiento de cocina, mobiliario y reformas bajo control. Aprobaciones por importe y centro para cadenas y franquicias.
Hoteles
Gestión de activos F&B y equipamiento hotelero. Control de inversiones por hotel y departamento con trazabilidad completa.
Colectividades
Equipamiento de cocinas centrales y puntos de servicio. Control presupuestario por contrato y centro para operadores multi-centro.
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