Errores antes de pagar
¿Estás pagando exactamente lo que compraste?
Concilia pedido, albarán, tarifa y factura — y detecta la desviación antes del pago, no en el cierre.
Entre lo que pediste y lo que pagas hay cinco eslabones — y en cada uno se escapa dinero
Detectar errores antes de pagar significa validar la cadena completa de la compra — pedido → recepción → albarán → precio pactado → factura — en el momento en que ocurre cada paso, no cuando llega la factura a administración. Las desviaciones rara vez son grandes: un precio que no respeta la tarifa negociada, una cantidad distinta a la pedida, una marca sustituida, un producto que nadie solicitó. Individualmente parecen menores; repetidas en cada entrega y en cada local, en los proyectos que hemos analizado suman entre un 1% y un 3% del volumen comprado — y hemos llegado a encontrar diferencias de cientos de euros en un solo albarán que ya había sido validado a mano. No es un problema de digitalización administrativa: es dinero recuperable que hoy se paga sin que nadie lo haya aprobado.
Los cuatro errores que se cuelan hasta la factura
Cada uno tiene su momento de entrada — y todos comparten el mismo punto de captura: la recepción.
Precio fuera de la tarifa pactada
La central negoció un precio; el albarán trae otro. Subidas silenciosas, cambios de formato y tarifas "actualizadas" que nadie aprobó. Si no se compara en recepción contra la tarifa vigente, la diferencia se paga. Las subidas de precio silenciosas →
Cantidades que no coinciden
Se piden 20 kg, llegan 17, se facturan 20. O llega de más y altera el stock. Sin conformidad de recepción contra el pedido, la diferencia desaparece entre documentos. La conformidad en recepción →
Productos no pedidos y sustituciones
Llega otra marca, otro formato o una referencia que nadie solicitó — y se acepta con la firma del albarán. La sustitución cambia el coste del escandallo y la diferencia se ve tarde o nunca.
Discrepancias entre documentos
Pedido, albarán y factura cuentan tres historias distintas y nadie las cruza línea a línea. Los abonos pendientes, los rappels y las faltas se pierden en la reconciliación manual de fin de mes. Rappels de proveedor bien gestionados →
Cómo funciona: conciliación de tres vías en recepción
La validación ocurre donde el error entra — sin sustituir tu ERP: tu central negocia, tu ERP contabiliza, Controliza valida.
Compras
El pedido nace en el sistema con catálogo homologado y tarifa vigente: la referencia contra la que todo se validará después. Compras →
Trazoon
El albarán se digitaliza al recibir y se concilia contra pedido y tarifa: precio, cantidad y producto. Lo que no cuadra genera alerta y no avanza. Trazoon →
Grupos
Las desviaciones se acumulan por proveedor y por centro, en euros: sabes qué proveedor falla, en qué local y cuánto te estaba costando. Grupos →
Resultados medidos en clientes
Datos de proyectos reales con grupos multi-local, medidos contra la línea base de cada cliente.
1-3%
del volumen comprado se pierde en desviaciones de albarán cuando nadie las valida
10×
más rápido procesar un albarán con conciliación automática — la revisión diaria queda en ~20 minutos
100s €/mes
por centro en desviaciones de precio detectadas en recepción que antes pasaban desapercibidas
Cada factura sin conciliar es un cheque en blanco: recupera el control antes del pago
Solicitar Demo GratuitaPreguntas frecuentes sobre los errores antes del pago
¿Qué es la conciliación de tres vías (pedido, albarán, factura)?
Es cruzar automáticamente los tres documentos de cada compra: lo que pediste, lo que el proveedor dice haber entregado y lo que te factura. Cuando los tres cuadran — en producto, cantidad y precio contra la tarifa pactada — la factura avanza al pago; cuando no, se detiene con la diferencia señalada. Sin este cruce, la factura se paga sobre la palabra del proveedor.
¿Cuánto dinero se recupera detectando errores en recepción?
En los proyectos que hemos analizado con grupos multi-local, las desviaciones de albarán suman entre un 1% y un 3% del volumen comprado, y las diferencias de precio detectadas en recepción — antes invisibles — suman cientos de euros al mes por centro. No es ahorro negociado: es dinero que ya era tuyo y se estaba pagando de más.
¿Esto no lo hace ya mi ERP con el registro de facturas?
El ERP registra y contabiliza la factura, pero no estuvo en el muelle cuando llegó la mercancía: no sabe si la cantidad real coincidía ni si el precio era el pactado. La validación tiene que ocurrir en recepción, con el pedido y la tarifa delante; el ERP recibe después el dato ya conciliado. ERP vs capa operativa →
¿Qué pasa con lo que se recibe pero no cuadra?
Queda marcado en el momento: la diferencia se registra como incidencia, con foto del albarán y el detalle de qué no coincide. Puedes reclamar al proveedor con evidencia, aceptar la excepción de forma consciente o rechazar la entrega — pero la decisión es tuya y queda trazada, no del azar de quién firmó.
¿Funciona con cualquier proveedor, aunque no sea digital?
Sí: el punto de partida es el albarán en papel de toda la vida, digitalizado con OCR en la recepción. El proveedor no tiene que cambiar nada — la conciliación la pone Controliza del lado del grupo. Así funciona Trazoon →
Resultados medidos en clientes activos de Controliza, sobre la línea base de cada cliente.
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