Control financiero de compras · Hoteles

La cadena pedido → recepción → albarán → factura → pago, y dónde se fuga el margen

Entre el pedido y el pago hay cinco eslabones, y el margen se fuga en las pequeñas desviaciones que se repiten miles de veces: un precio fuera de tarifa, una cantidad que no llega, una marca sustituida, un producto que nadie pidió. Individualmente nadie las ve; sumadas, se acumulan en lo que en el sector se cifra como un 1–3% de desviación en albaranes sobre el volumen comprado (rango de referencia sectorial, no un dato atribuido a un cliente). No se controlan en el cierre, cuando ya están pagadas: se controlan en el momento de recibir.

• Qué controlar entre el pedido y el pago — que el precio sea el del contrato, que la cantidad coincida y que el producto sea el homologado
• Solo lo validado avanza — lo que no cuadra se marca en recepción y no contamina el siguiente eslabón
• El coste oculto se hace visible — la desviación deja de descubrirse en el P&L del mes y se ve cuando aún puedes reclamar

El albarán es el primer punto de facturación (el punto ciego)

El albarán es el documento más crítico y el menos controlado. Es el primer punto de facturación: si entra mal, el error viaja hasta la factura y Finanzas solo puede corregirlo tarde, cuando ya no hay decisión posible. La validación tiene que ocurrir en recepción, no cuando llega la factura. Allí se comprueba precio, cantidad y producto contra el pedido y el contrato; lo que no cuadra queda marcado y no contamina la cadena. Así el albarán deja de ser un papel que alguien teclea y pasa a ser la fuente de verdad financiera sobre la que se construyen provisión, conciliación y gasto. El albarán como fuente de verdad financiera →

Cierre mensual y recibido pendiente de facturar

Al cierre, una parte de lo recibido todavía no tiene factura. Hoy esa provisión se estima a mano, llega tarde y nadie la puede defender línea a línea. Controliza la calcula sola a partir de los albaranes ya validados pero no facturados: una provisión limpia, agregada por cuenta, familia, hotel y dimensión, pasada a último día del mes y reversada el día 1 del siguiente. Finanzas cierra con una cifra trazable hasta el albarán que la origina, no con una estimación. Existencia frente a gasto, recibido frente a facturado: todo cuadra sin reconstruir el mes a posteriori. El criterio lo define Finanzas; el sistema lo ejecuta.

Conciliación factura-albarán y riesgo de pago

Solo lo validado pasa a pago. Cuando llega la factura, se concilia contra los albaranes ya aprobados: si todo cuadra, avanza; si no, se para. Lo que en recepción se leyó pero no se aceptó quedó con recibido cero y no entra en factura, así que no se paga un producto no recibido ni una diferencia fuera de tarifa que nadie validó. El riesgo de pago deja de depender de que alguien revise factura a factura a final de mes. Conciliación inteligente de albaranes →

Inventario vs gasto: cuándo reconocer el coste

No todo lo recibido es gasto el día que entra. El criterio lo define Finanzas y el sistema lo ejecuta: lo recibido en el almacén central es existencia, y se convierte en gasto cuando se mueve al punto de consumo o cuando se vende vía escandallo. Esa distinción —existencia frente a consumo— es la que hace que la variación de existencias cuadre sin recuentos heroicos al cierre. Stock, trazabilidad y recuentos →

Dato analítico por hotel y centro de coste, no por sociedad

Finanzas necesita sociedad, cuenta y dimensión; Operaciones necesita hotel, punto de consumo y familia. Son dos ejes del mismo dato y normalmente cada uno vive en un sitio distinto. La capa operativa mantiene los dos a la vez y exporta agregado y limpio: ves el gasto de un producto en todos los hoteles sin ir sociedad por sociedad, y el asiento llega al ERP con la dimensión que Finanzas necesita. Un dato, dos lecturas, sin reconstruir nada.