El control de costes para restaurantes es clave a la hora de asegurar la rentabilidad de un negocio. Las empresas del sector encuentran uno de los mayores retos a la hora de analizar y controlar los costes que genera su restaurante. Desde Controliza queremos proporcionar algunos tips para que el control de costes del restaurante no suponga un gran problema.
¿Qué es el control de costes en restauración?
El control de costes en restauración es el proceso continuo de medir, analizar y ajustar cada gasto que genera tu restaurante —materia prima, personal, energía, mermas y compras— para proteger el margen sin bajar la calidad del servicio. No es recortar por recortar: es saber, plato a plato y día a día, cuánto te cuesta producir lo que vendes y dónde se te escapa el dinero. Los dos costes que más pesan son el food cost (lo que gastas en comida y bebida) y el coste de personal; entre los dos se llevan la mayor parte de la facturación, así que ahí es donde se gana o se pierde la rentabilidad.
La fórmula del food cost y tus ratios objetivo
El food cost es el porcentaje de tus ventas que se va en materia prima. Se calcula así:
% Food cost = (coste de materia prima del plato ÷ precio de venta sin IVA) × 100
Ejemplo: si un plato te cuesta 3 € en ingredientes y lo vendes a 12 € sin IVA, tu food cost es (3 ÷ 12) × 100 = 25 %. Cuanto más bajo, más margen te queda para pagar personal, alquiler y beneficio. Estas son las bandas que el sector usa como referencia:
- Food cost: 25–34 % de las ventas. Por encima del 35 % el margen se resiente.
- Coste de personal: 25–35 %, según el tipo de servicio.
- Prime cost (food cost + personal): ~60 % como techo sano. Es el número que de verdad marca si el restaurante es rentable: si se dispara, no hay volumen que lo salve.
Son una referencia, no un dogma —un fine dining vive con food cost más alto y un fast casual más bajo—. Lo importante es medir el tuyo y vigilar la desviación entre lo que debería costar (según escandallo) y lo que cuesta de verdad (según consumo real). Para verlo por local te ayudan el food cost por local y los KPIs que más importan en un restaurante.
El escandallo, paso a paso: la base de todo
El escandallo (o ficha técnica) es la ficha de coste de cada plato: sin él, controlar costes es adivinar. Hacerlo bien son cinco pasos:
- Lista los ingredientes y cantidades exactas por ración (en gramos o mililitros, no "un poco").
- Pon el precio de compra unitario de cada ingrediente (por kg o litro), tal como te lo factura el proveedor.
- Aplica la merma de cada producto (lo que se pierde al limpiar, cocinar o descongelar): el coste real por ración es mayor que el precio de compra.
- Suma el coste neto del plato = suma de (cantidad × precio × merma) de todos los ingredientes.
- Calcula el margen: compara ese coste con el precio de venta y saca el food cost del plato.
Un ejemplo abreviado, un plato de pasta con tomate:
| Ingrediente | Cantidad | Precio compra | Coste |
|---|---|---|---|
| Pasta seca | 100 g | 1,80 €/kg | 0,18 € |
| Tomate triturado | 120 g | 1,20 €/kg | 0,14 € |
| Aceite, ajo, sal, queso | — | — | 0,20 € |
| Coste materia prima | 0,52 € | ||
| Precio de venta (sin IVA) | 8,00 € | ||
| Food cost del plato | 6,5 % |
El escandallo solo sirve si está vivo: uno con precios de hace meses te da un food cost falso. Cuando el proveedor sube el precio o cambia el gramaje, el margen se te va sin que lo veas —por eso conviene apoyar los escandallos en una herramienta que los mantenga al día, como Cocina de Controliza, y cruzar el consumo real con Inventario.
¿Cómo controlar los costes en restaurantes?
Para empezar, debemos tener en cuenta que el coste de los productos. Este es uno de los mayores problemas en restauración, especialmente teniendo en cuenta factores actuales tan influyentes como la variación de precios. El precio de las materias primas es actualmente el principal problema al que se enfrenta cualquier negocio de hostelería. Ya sea por los abusivos precios como por la escasez de estos, cada vez es más difícil controlar los costes en restauración.
Además, hay que tener claro que el control de costes de un restaurante debe contemplar otros aspectos más allá de la alimentación, como puede ser la rotación del personal, la productividad de las áreas administrativas o el gasto en acciones de marketing. Existen diferentes formas de mejorar los procesos para aumentar las ganancias sin comprometer la calidad de tus platos.
El reto, por supuesto, consiste en controlar los costes al tiempo que se mantiene un alto nivel de servicio al cliente. El control de costes es una práctica continua para reducir los gastos y así, aumentar la rentabilidad.
7 formas de control de costes para restaurantes
Sistema de stocks en tiempo real
Si quieres reducir eficazmente los costes de tu restaurante lo primero es tener bajo control todo el almacén, tanto lo que entra, como lo que sale, en tiempo real. Tener un sistema de gestión totalmente integrado, para conocer exactamente qué sale y entra a tiempo real del almacén te permitirá saber con exactitud las cantidades que deberían haber en el almacén, cuánto se utiliza en cada elaboración y cuándo hay que reponerlo. Una manera sencilla de controlar los costes en base a una buena planificación y organización apoyadas con herramientas digitales.
Digitalizar los procesos del restaurante.
Digitalizar las tareas diarias que menor valor aportan y más tiempo consumen, como pueden ser la recopilación de información de albaranes de venta, o la planificación de las funciones diarias de cada miembro de la plantilla es una buena manera de controlar los costes. Una herramienta de compras que te permite digitalizar todo el proceso albarán-pedido-recepción es una buena manera de controlar los costes. Ya no tendrás que tener a una parte de la plantilla gastando tiempo en exceso realizando estas tareas y, además, te permitirá minimizar errores.
Saber lo que voy a vender.
Si sabes lo que vas a vender y cómo tu negocio se ve afectado por variables como el clima, el calendario, las promociones en delivery o los eventos, podrás organizar la plantilla, las compras y las acciones de marketing. Por eso es tan importante contar con una herramienta predictiva que pueda aprender de tu negocio para poder predecir lo que va a ocurrir en las próximas semanas y así controlar los costes del restaurante y maximizar la rentabilidad.
Ofrecer menús diarios y controlar el desperdicio.
Como hemos comentado, la mayor parte de los costes de un restaurante reside en los alimentos que se compran. Los precios de los ingredientes se modifican casi a diario y esto genera mucha inflación en el coste final del producto. Crear un menú del día para utilizar alimentos con una fecha de caducidad próxima sería una forma de reducir los desperdicios y rentabilizar el excedente de productos que se van a desperdiciar.
Organizar productos de compra y negociar precios con proveedores.
Por nuestro trabajo, en muchos casos nos toca organizar departamentos de compras y uno de los problemas más comunes es la desorganización en las compras y la variedad de proveedores y productos que se suelen comprar. Muchas veces conseguimos que los clientes reduzcan su gasto en compras en un 10% de media simplemente agrupando productos y proveedores, incluso más si es un grupo de varios locales. Obviamente cuantos más productos agrupes en un mismo proveedor más poder de negociación tendrás y conseguirás un mejor precio. Algo esencial para el control de costes en restaurantes.
Optimización del personal y los comensales.
Incorporar un sistema de reservas online con turnos para los días de más afluencia de comensales. Además, deberías realizar reuniones con los camareros antes de los servicios para planear las recomendaciones sobre los productos que necesites vender cuanto antes. Por último, deberías incorporar un sistema que an analice cómo afectan las variables externas como los eventos deportivos, los días festivos o el clima a la demandada del establecimiento y te haga predicciones la demanda para los días venideros. De esta forma podrás organizar tu plantilla, potenciar los días más flojos con acciones de marketing y comprar sólo lo que necesites.
Identificación y control de desviaciones.
Exponemos un caso sencillo, un restaurante descubrió que después de un solo verano, le habían desaparecido más de 500 botellines de cerveza. ¿Cuál era el problema? Alguien se puede estar pasando con las invitaciones, se están bebiendo demasiada cerveza entre los turnos, no se contabilizan las mermas o incluso te pueden estar robando. La gente que trabaja en hostelería sabe que estas cosas ocurren, pero muchas veces no se sabe darle una solución adecuada, y mucho menos controlarlo. Por eso, una herramienta que utilice los datos de compras y ventas para identificar este tipo de problemas a tiempo antes de que se agraven cada vez es más importante para los negocios de cualquier tamaño.
Conclusión
El control de costes debe de ser un proceso continuo con el fin de maximizar la rentabilidad. Hoy en día, es vital llevar un buen control para sobrevivir al mercado y no morir en el intento.
Los costes en hostelería consumen la mayor parte de los ingresos de un negocio y cada vez son más altos debido a la inflación. Igual de importante es contar con las herramientas adecuadas para poder tener un control total sobre el negocio y poder aumentar su rentabilidad sin que la calidad del servicio se vea afectada. Cada negocio tiene su metodología, pero cada vez la competencia es mayor y el sector está más profesionalizado. Por ello, no solamente es importante aprovechar las herramientas que nos permiten tener un control sobre el negocio, sino también, ya es necesario y posible, adelantarse al futuro y poder tomar las decisiones correctas a tiempo.
Si quieres saber más sobre nuestras herramientas o acerca del Control de costes para restaurantes visita nuestra web y síguenos en Linkedin para mantenerte al día sobre novedades del sector y los mejores consejos para tu negocio.
Estandariza compras y recepción para evitar desviaciones de coste
Uno de los puntos donde más rentabilidad se pierde en restauración no está solo en lo que compras, sino en cómo compras y cómo recepcionas cada pedido. Cuando cada local trabaja con referencias distintas, formatos no homologados o proveedores diferentes para un mismo producto, el food cost se vuelve inestable y comparar resultados deja de ser útil. A eso se suman escandallos desactualizados, cambios de precio no detectados a tiempo y compras fuera de contrato que disparan el coste real sin que lo veas hasta cierre de mes. El problema no es únicamente operativo: también afecta a la trazabilidad, al margen por plato y a la capacidad de tomar decisiones rápidas.
Para reducir estas desviaciones necesitas un modelo de compra centralizado, pero flexible en la ejecución. Con un catálogo homologado, reglas de proveedor autorizadas y control por local o zona, puedes asegurar que cada pedido se haga sobre las referencias correctas y con las condiciones pactadas. Si además conectas la compra con previsión de demanda y stock real, evitas tanto las roturas como el sobrestock, dos causas directas de mermas y de pérdida de caja. En este punto, apoyarte en una herramienta como Controliza Compras te permite pasar de una gestión reactiva a una operativa mucho más precisa y controlada.
La recepción también marca una diferencia enorme. Muchos restaurantes siguen validando albaranes de forma manual, lo que deja pasar errores de precio, cantidad o producto servido que luego impactan en inventario, escandallos y cierres. Si no detectas la desviación en el momento de entrada, el problema ya pasa al almacén, a producción y finalmente a tu cuenta de resultados. Automatizar la validación de albaranes frente al pedido y las condiciones acordadas te ayuda a cortar ese desvío en origen, mejorar la trazabilidad y reducir incidencias administrativas que consumen tiempo del equipo.
Además, cuando dispones de paneles de cumplimiento por local, zona o proveedor, puedes identificar patrones que antes quedaban ocultos: qué centros compran fuera de catálogo, dónde se concentran más incidencias en recepción o qué proveedores generan más variación de precio. Esa visibilidad te permite corregir antes, renegociar mejor y proteger el margen de forma continua. Si lo combinas con una buena previsión desde Predicción, el control de costes deja de depender de revisiones tardías y pasa a formar parte del día a día operativo del restaurante.
Preguntas frecuentes sobre el control de costes
¿Cuál es un buen food cost para un restaurante?
Entre el 25 % y el 34 % de las ventas es la banda sana de referencia. Por encima del 35 % el margen se resiente; muy por debajo del 25 %, o tienes un modelo muy eficiente o quizá estás sacrificando calidad. Lo importante es medir el tuyo y su tendencia, no clavar un número.
¿Cómo se calcula el coste de un plato?
Con el escandallo: sumas el coste de cada ingrediente (cantidad × precio de compra × merma) para obtener el coste de materia prima del plato y lo divides entre el precio de venta sin IVA. Ese porcentaje es el food cost del plato.
¿Qué es el prime cost y por qué importa?
Es la suma de food cost + coste de personal, el gasto que más manda en un restaurante. Mantenerlo en torno al 60 % de las ventas es la referencia de un negocio sano; si se dispara, la rentabilidad desaparece aunque vendas mucho.
¿Por dónde se pierde más dinero sin darte cuenta?
Por las desviaciones que no se ven a tiempo: escandallos desactualizados, mermas no contabilizadas, subidas de precio del proveedor que pasan en recepción y compras fuera de contrato. Todo eso encarece el coste real sin aparecer hasta el cierre de mes. Detectarlo en el momento —no un mes después— es lo que protege el margen.
Si quieres profundizar en este tema, te recomendamos leer Proveedores en hostelería: Cómo elegirlos y Gestión de pedidos en hostelería.
