Hoy venimos a hablaros de una de nuestras herramientas, la auditoria de compras y consumos para hostelería. Muchas veces no se le da la importancia a este tipo de herramientas, pero pueden ser una solución a problemas como son los robos, las desviaciones de stock o el control sobre el circuito de compras de los franquiciados.
Cómo surge la auditoria de compras y consumos para hostelería
Exponemos un caso sencillo, un restaurante descubrió que después de un solo verano, y haciendo una revisión exhaustiva, que le habían desaparecido más de 200 botellines de cerveza. ¿Cuál era el problema? En una primera revisión nadie lo sabía, pero al poco tiempo, se encontró a un empleado llevándose un par de cajas después del turno de los viernes. Mucha gente que trabaja en hostelería sabe que estas cosas ocurren, incluso en otros sectores, pero muchas veces no se sabe darle una solución adecuada, y mucho menos controlarlo.
Podríamos contaros mil y una historias de este tipo, pero preferimos entrar en materia. Algunos de nuestros clientes nos plantearon este tipo de problemas, y no sabían cómo darle una solución.
Nos dimos cuenta que los clientes que contaban tanto con nuestra herramienta de Business Intelligence, como con la herramienta de Compras y Stocks, les podíamos cruzar los datos de ventas y consumos con los de compras, y así analizar las desviaciones. Por lo tanto, la herramienta de auditoria de compras y consumos para hostelería cruza todos estos datos, identifica desviaciones y te cuantifica este gasto, calculando el coste de estas desviaciones. Además, te lo calcula por años, trimestres, meses y semanas.
Ejemplos prácticos:
Aplicación en compras de más
Pongamos un ejemplo: la herramienta nos dice que tenemos un problema con el producto ‘Vino’, que nos está costando XXX€. Después, nos dice que se está comprando un 60% más de lo que se está vendiendo, y que esto se repite todos los meses. Pongamos que cada mes se están consumiendo 100 unidades y se están comprando 160.
¿Donde esta todo ese excedente de producto?,¿Porqué se está comprando tanto, si supuestamente tenemos producto de sobra en almacén o se está tirando?
Aplicación en consumos y el circuito de compras
Otro ejemplo: Una franquicia tiene marcado el circuito de compras para sus franquiciados. Las compras se hacen a la central de la franquiciada y el franquiciador es el que selecciona los proveedores y negocia los rappels con ellos. Mediante esta herramienta, podremos identificar desviaciones como que se está consumiendo menos producto del que se vende. Volvamos a un producto, “hamburguesas”. La herramienta nos dice que se están consumiendo 100 cuando se están vendiendo 180. Esto puede decir dos cosas. O bien, que el franquiciado se está saliendo del circuito de compras o que hay un problema de calidad en la elaboración de los platos.
Nosotros, desgraciadamente no podemos decirte si te están robando, si se salen del circuito de compras o el escandallo está mal hecho (en el caso de los platos), pero la auditoria de compras y consumos va a identificar todos estos problemas, y te va a decir cuánto dinero le está costando ese problema al negocio. Además, todo esto se realiza de forma automática y sin esfuerzo por parte del cliente. Para que solo te preocupes por lo que de verdad importa. Tu negocio.
Si quieres saber más sobre nuestra herramienta de predicción de ventas para restaurantes visita nuestra web.
También puedes visitar nuestro perfil de LinkedIn
Cómo pasar de detectar desviaciones a corregirlas en el día a día
Detectar una desviación está bien, pero el verdadero problema en hostelería aparece cuando no sabes cómo corregirla de forma operativa. Si compras más de lo que vendes, si el food cost sube sin explicación o si cada local trabaja con referencias distintas, la auditoría te da la señal, pero necesitas una herramienta que te ayude a actuar. Ahí es donde Controliza conecta el análisis con la ejecución, para que no te quedes solo con el dato.
Con Controliza Compras puedes centralizar el catálogo homologado, limitar proveedores autorizados y controlar que cada pedido siga el circuito definido por la cadena. Así reduces compras fuera de contrato, evitas que cada local negocie por su cuenta y mejoras la trazabilidad desde el pedido hasta la recepción. Además, la validación de albaranes permite detectar diferencias de precio o cantidad en el momento de entrada de mercancía, antes de que ese error termine afectando al margen.
Esto también tiene un impacto directo sobre mermas, escandallos y stock. Si combinas compras centralizadas con previsión de demanda desde Predicción, puedes ajustar pedidos al consumo real y reducir tanto roturas como sobrestock. El resultado es menos desviación, más cumplimiento por local y una visión clara de dónde se está perdiendo dinero para corregirlo antes de que se convierta en un problema estructural.
Cómo pasar de detectar desviaciones a corregirlas de forma operativa
El verdadero problema no es solo descubrir que compras más de lo que vendes o que el consumo teórico no encaja con el real. El problema de fondo es que, si no tienes un sistema que conecte compras, stock, ventas, escandallos y recepción de mercancía, la auditoría se queda en una foto del fallo, pero no en una solución. En hostelería esto ocurre cada día: un local pide fuera de catálogo porque “le sale mejor”, otro acepta un albarán con un precio distinto al pactado, otro sustituye referencias sin avisar, y en cocina se sigue trabajando con escandallos desactualizados que ya no reflejan ni gramajes ni formatos reales. El resultado es siempre el mismo: sube el food cost, aparecen mermas difíciles de justificar, se pierde trazabilidad y la central deja de tener control sobre el circuito de compras. Lo más delicado es que muchas de estas desviaciones no se detectan a simple vista, porque individualmente parecen pequeñas, pero acumuladas durante semanas o meses erosionan margen de forma constante.
Aquí es donde una auditoría bien planteada tiene que ir un paso más allá y convertirse en inteligencia operativa. No basta con saber que hay una desviación en “vino”, “hamburguesas” o cualquier otra familia de producto; necesitas entender por qué ocurre y qué palancas tienes para corregirla. Por ejemplo, si un local compra sistemáticamente por encima de su consumo, puede haber varias causas: previsión deficiente, roturas que obligan a sobrepedir, formatos de compra mal definidos, errores de recepción, mermas no registradas o compras fuera de proveedor homologado. Si, por el contrario, el consumo teórico sale por debajo de lo vendido, el origen puede estar en escandallos mal configurados, en una elaboración inconsistente o en entradas de mercancía que no están quedando bien registradas. Cuando conectas la auditoría con una solución como Controliza Compras, ya no solo identificas la desviación: puedes normalizar catálogo, limitar proveedores autorizados, comparar el precio recibido contra el precio pactado en albarán, medir cumplimiento por local, zona o proveedor, y detectar compras fuera de contrato antes de que se conviertan en una práctica habitual. Eso te permite pasar de la sospecha a la evidencia y de la evidencia a la acción correctiva.
Además, hay un punto clave que muchas cadenas pasan por alto: una desviación no siempre es un problema de fraude o mala praxis; muchas veces es un problema de proceso. Cuando cada local compra distinto, con referencias no homologadas o sin una lógica común de reposición, la variabilidad se dispara y el análisis pierde precisión. Si no sabes exactamente qué producto ha entrado, en qué cantidad, a qué precio y contra qué escandallo debería imputarse, la trazabilidad se rompe. Y cuando se rompe la trazabilidad, también se debilita tu capacidad para negociar con proveedores, ajustar escandallos y proteger el margen. Por eso la auditoría de compras y consumos tiene mucho más valor cuando se apoya en previsión de demanda y stock real. Si anticipas necesidades con herramientas como Predicción, puedes reducir sobrestock, evitar compras reactivas y ajustar mejor el aprovisionamiento a la venta esperada. En términos prácticos, esto se traduce en menos mermas, menos roturas, menos urgencias de última hora y un control mucho más fino del food cost. En muchas operaciones, solo corrigiendo desviaciones recurrentes en recepción, catálogo y reposición, ya es posible recuperar varios puntos de margen que antes se daban por perdidos.
En definitiva, auditar compras y consumos no debería servir únicamente para señalar que “algo no cuadra”, sino para construir un sistema de control continuo sobre toda la operativa. Si la central quiere asegurar cumplimiento, proteger rappels, homogeneizar costes y mantener consistencia entre locales, necesita una visión unificada de lo que se compra, lo que entra por albarán, lo que realmente se consume y lo que finalmente se vende. Controliza te ayuda precisamente en eso: convertir datos dispersos en decisiones concretas. Así puedes detectar locales con sobrecompra crónica, proveedores con precios inestables, referencias con escandallos mal definidos o patrones de merma que estaban ocultos en la operativa diaria. Y lo más importante: puedes actuar rápido, con criterios objetivos y con impacto real en la cuenta de resultados. Porque en hostelería el margen no se pierde de golpe; se pierde en pequeñas desviaciones repetidas. Y cuando consigues medirlas, atribuirlas y corregirlas, la auditoría deja de ser un informe y se convierte en una herramienta de rentabilidad.
